“Tudo combinado, tudo resolvido”: saiba como ter efetividade nas reuniões em grupo

Ao longo de minha carreira executiva, participei de diversas reuniões, onde, infelizmente, muitas vezes, saí com aquele sentimento: “tudo combinado, nada resolvido”. Não somente eu, mas meus colegas e companheiros que participavam também.

Por quê? Geralmente, nestes casos, éramos pegos de surpresa. Por exemplo: a reunião marcada foi desmarcada, e não tinha um plano B; ou a reunião tinha hora marcada para início e fim, mas se prolongava demais; ou o assunto abordado não era definido, e o que era falado durante a reunião não era o que se esperava antes. Enfim, nada dava certo.

Provavelmente, isso também já aconteceu com você, certo? Por isso, hoje, criei um conteúdo para falar sobre reuniões nas empresas. Um debate sobre coisas que eu acredito; sobre métodos que eu e profissionais que trabalhei também utilizam em reuniões.

Como preparar as reuniões: antes, durante e depois

A primeira coisa que acredito que deve ser feita para que as reuniões sejam efetivas (gravei um vídeo com o conteúdo que fala sobre eficiência, eficácia e efetividade para você entender na prática o que cada uma quer dizer, e você pode fazer o download dele clicando na inscrição da Pílulas de Carreira ao final desse conteúdo) é se organizar e definir uma pauta.

Bom, o fato é que, ao final da reunião, sempre esperamos por efetividade e aplicabilidade de todo o assunto abordado, certo? Até porque, afinal de contas, você, eu ou qualquer profissional que participa, ao fim da reunião, não quer e nem pode sair com um sentimento de que tudo foi combinado, mas nada resolvido.

As pessoas não podem ir para uma reunião sem saber o que vai ser debatido. Uma reunião somente marcada, sem nenhuma explicação, só vai gerar mais dúvidas: “Mas o que é isso?” “O que será abordado?”... Ou seja: o grande leque não é somente você indicar uma pauta definida, mas também dar um direcionamento geral - qual é o assunto e o que será abordado dentro disso.

Inclusive, preparei uma planilha com 4 guias, na qual o primeiro deles vai contar com os dados essenciais para você preencher em relação à futura reunião agendada - você vai poder baixá-la junto com o vídeo, ao final desse conteúdo.

Parecem simples detalhes, mas são coisas que as pessoas precisam saber (data, horário de início e fim etc.).

Além da leitura sobre os temas da reunião serem importantes, também é necessário que você saiba que as pessoas envolvidas têm outros compromissos. Então, marque sempre um horário inicial e também final. Você, Gerente Completo, precisa deixar claro esses pontos, demonstrando respeito com as pessoas que estão ali.

Depois disso, é necessário definir quem vai participar, planejar a reunião, se responsabilizar com o que precisa ter no ambiente. Reunião efetiva e produtiva é aquela que é organizada e, no dia, o responsável já chega executando.

E isso nos leva àquele sentimento “tudo combinado, nada resolvido” novamente. Por que às vezes saímos com esse sentimento? Porque as pessoas não se planejam! Isso começa do começo, sabe? Lá na preparação, na organização, depois na condução, fazendo com que ela se torne efetiva e a pessoa saia da reunião com a outra sensação: “tudo combinado E tudo resolvido”.

Plano de ação: a parte mais importante de uma reunião efetiva

Ao final, lembre-se do mais importante: plano de ação.

Você termina uma reunião com pautas claras, horário e local cumpridos, enfim, tudo lindo e maravilhoso, mas faltou o plano de ação. Marcou tudo, mas não combinou nada. Isso não adianta nada e a sua reunião não foi efetiva.

Terminou a reunião? Faça um plano de ação, crie uma lista - fiz uma planilha para isso também, para você montar seu próprio plano de ação ao final de suas reuniões.

Para que você tenha reuniões efetivas na prática e para não sair com o sentimento tudo combinado, nada resolvido”, essas são as principais dicas.

Mas é claro que tem mais a explicar sobre esse assunto, de forma mais clara e detalhada. Por isso, preparei um vídeo gratuito sobre reuniões, que você pode assistir clicando ali em baixo nas inscrições.

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